(一)合同簽訂環(huán)節(jié)。依據(jù)貿(mào)易的真實性，簽訂與其相對應的合同。一是不得從事“假自營、真代理”出口業(yè)務。代理出口的，應由委托方申請退稅并承擔相應責任。代辦退稅的應在專用發(fā)票開具環(huán)節(jié)填入“代辦”字樣。二是不得從事“四自三不見”出口業(yè)務。即客商或中間人自帶客戶、自帶貨源、自帶匯票、自行報關，出口企業(yè)不見出口產(chǎn)品、不見供貨貨主、不見外商的情況下進行的出口業(yè)務。三是可通過中信保對合作外商信用情況進行評估，降低貿(mào)易風險。
(二)出口報關環(huán)節(jié)。一是不得買賣報關單信息，通過報關行將他人出口的貨物虛構為本企業(yè)出口貨物。二是準確申報出口商品類別，出口貨物真實情況與報關單載明的商品名稱、數(shù)量、重量、單價應當相符。不得將低退稅率產(chǎn)品申報為高退稅率產(chǎn)品，不得將不退稅產(chǎn)品申報為退稅產(chǎn)品。三是應當按規(guī)定取得出口運輸原始單據(jù)，特別是海運提單。有特殊原因無法取得的，應按政策規(guī)定取得具有相似作用的單證或有關第三方憑據(jù)證實。
(三)出口收匯環(huán)節(jié)。原則上付匯方為合同中明確的付匯對象，如果存在由第三方付匯的真實情況，應當將有關協(xié)議、說明備查。為避免匯率波動帶來損失，在合同簽訂時，可以約定使用跨境人民幣(非境內(nèi)人民幣)結算，不影響出口退稅辦理。對進口國有外匯管制的國家，可以采取“易貨貿(mào)易”模式出口，不影響出口退稅辦理。未在規(guī)定期限內(nèi)收匯，但符合《視同收匯原因及舉證材料清單》所列原因的，留存《出口貨物收匯情況表》及舉證材料，即可視同收匯。
(四)單證備案環(huán)節(jié)。出口企業(yè)應在申報出口退(免)稅后15日內(nèi)，將所申報退(免)稅貨物的下列單證，按申報退(免)稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，注明備案單證存放地點，以備主管稅務機關核查。
一、出口企業(yè)的購銷合同(包括：出口合同、外貿(mào)綜合服務合同、外貿(mào)企業(yè)購貨合同、生產(chǎn)企業(yè)收購非自產(chǎn)貨物出口的購貨合同等);二、出口貨物的運輸單據(jù)(包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據(jù)、郵政收據(jù)等承運人出具的貨物單據(jù)，出口企業(yè)承付運費的國內(nèi)運輸發(fā)票，出口企業(yè)承付費用的國際貨物運輸代理服務費發(fā)票);三、出口企業(yè)委托其他單位報關的單據(jù)(包括：委托報關協(xié)議、受托報關單位為其開具的代理報關服務費發(fā)票)。
可以采取電子數(shù)據(jù)備案有關單證。但不得篡改備案單證，發(fā)現(xiàn)出口單證涉嫌造假的，應主動改正，并交回已退稅款。