監(jiān)理合同管理的內(nèi)容是建立合同實(shí)施保證體系；建立合同實(shí)施的監(jiān)督機(jī)構(gòu)合同爭執(zhí)的解決；合同變更管理；索賠或所索賠的報告。其要求，無論是承包人還是業(yè)主，應(yīng)以書面形式向監(jiān)理工程師提出爭端事宜，工程建設(shè)過程中的一切活動也是按照合同的規(guī)定進(jìn)行活動，均受到合同的保護(hù)、制約和調(diào)整。監(jiān)理工程師應(yīng)在收到爭議通知后，按合同規(guī)定的期限，完成對爭議事件的全面調(diào)查與取證。同時對爭議進(jìn)行判斷和決定，并將決定書面通知業(yè)主和承包人。
1 監(jiān)理合同管理的作用
1．監(jiān)理合同的管理，有利于加強(qiáng)雙方的合作，并在實(shí)際執(zhí)行中能夠?qū)贤龀稣_的解釋；可能減少和防止合同糾紛；通過合同執(zhí)行情況，有利于合同的檢查跟蹤，制訂解決合同執(zhí)行中的對策。
2．不但是信息系統(tǒng)監(jiān)理的重要內(nèi)容，并且合同管理貫穿于信息系統(tǒng)工程建設(shè)的全過程，信息系統(tǒng)建設(shè)以合同簽訂開始，并以合同的完全履行結(jié)束，將合同管理稱為信息系統(tǒng)監(jiān)理過程的生命線毫不為過。在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，工程的各方都按照合同的內(nèi)容各司其職，嚴(yán)格履行合同。因此，不管是建設(shè)單位，還是承建單位或者是監(jiān)理單位，都需要樹立強(qiáng)烈的合同管理意識，做好合同管理。而合同管理對于監(jiān)理單位來說，不僅是履行監(jiān)理義務(wù)的重要一環(huán)，而且是做好監(jiān)理工作，處理監(jiān)理過程中出現(xiàn)的問題的主要依據(jù)。
3．監(jiān)理工程師的職責(zé)和權(quán)限，在監(jiān)理合同中已經(jīng)予以明確。由于監(jiān)理工程師的獨(dú)立地位，就決定了監(jiān)理工程師在合同管理中，能夠督促合同雙方全面履行合同，公正的解決諸如違約、索賠等合同糾紛，協(xié)調(diào)雙方的合同關(guān)系。合同管理不但是信息系統(tǒng)監(jiān)理的重要內(nèi)容，并且合同管理貫穿信息系統(tǒng)工程建設(shè)的全過程，信息系統(tǒng)建設(shè)以合同簽訂開始，并以合同完全履行結(jié)束。因此，合同管理對于監(jiān)理單位來說，不僅是履行監(jiān)理義務(wù)的重要一環(huán)，而且是做好監(jiān)理工作，處理好監(jiān)理全過程的主要依據(jù)。
4．同是委托方與受委托方簽訂監(jiān)理業(yè)務(wù)的協(xié)議，是由建設(shè)單位與取得了監(jiān)理資質(zhì)證書的監(jiān)理公司、監(jiān)理事務(wù)所等監(jiān)理單位為完成商定的監(jiān)理業(yè)務(wù)，明確雙方權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的合同。它是進(jìn)行工程質(zhì)量控制、工程進(jìn)度控制和工程投資控制的重要依據(jù)。實(shí)際上，它是由監(jiān)理單位利用經(jīng)濟(jì)、技術(shù)知識協(xié)助項(xiàng)目法人對工程建設(shè)項(xiàng)目承包合同進(jìn)行的管理，對承包合同實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)、服務(wù)以實(shí)現(xiàn)承包合同目標(biāo)的一種新的合同類型，是經(jīng)濟(jì)合同的一種特殊形式。
2 監(jiān)理合同管理的主要內(nèi)容
在合同管理的內(nèi)容方面，很多的監(jiān)理工程師存在著誤解，以為合同管理就是對合同進(jìn)行存檔管理。存檔管理屬于合同管理，但是不是合同管理的全部，合同管理總體上可以分為合同的簽訂管理、合同的履行管理和合同的存檔管理。
1．信息系統(tǒng)監(jiān)理的合同管理制度，該制度應(yīng)該包括信息系統(tǒng)合同的擬定、協(xié)商、會簽、保管等工作的具體工作流程和制度。如合同會簽前，總監(jiān)理工程師必須對合同的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容沒有不利于建設(shè)方利益的不合理?xiàng)l款。具體的合同管理詳細(xì)制度因公司的管理方式而不同，可以根據(jù)監(jiān)理公司的具體情況制定適合自己的合同管理制度，在實(shí)施的時候也可以根據(jù)監(jiān)理項(xiàng)目部的情況進(jìn)行適當(dāng)裁剪，但是制度本身必須完整，不能有漏洞，具體細(xì)節(jié)可以簡化，而且需要在監(jiān)理項(xiàng)目開始前固定好，不能隨意改變管理制度。
2．監(jiān)理單位擬定信息系統(tǒng)設(shè)計、施工或者設(shè)備供應(yīng)等各類合同的具體條款，參與各方訂立合同時候的談判工作。目前的各類合同都有合同范本，因此不需每簽一份合同都重新起草，但是審核合同條款的時候需要特別仔細(xì)，在眾多條款中找出不合理的條款需要相當(dāng)?shù)募?xì)心與耐心，一旦這種不合理的條款簽訂了后，將可能給建設(shè)單位帶來很大的利益損害。在招投標(biāo)過程或者是合同簽訂的過程中，由于建設(shè)單位不是信息系統(tǒng)領(lǐng)域的專家，因此無法在合同談判過程中取得主動地位，為了簽訂一個利于建設(shè)單位的合同，就需要監(jiān)理工程師發(fā)揮業(yè)務(wù)專家的優(yōu)勢，代表建設(shè)單位進(jìn)行合同簽訂過程中的談判工作，為建設(shè)單位在合同簽訂的時候爭取主動權(quán)。
3．掌握合同執(zhí)行情況，及時糾偏。信息系統(tǒng)建設(shè)過程也就是信息系統(tǒng)合同的執(zhí)行過程，在這個過程中，需要不斷的將實(shí)施情況與施工合同進(jìn)行對比，觀察目前的實(shí)施是否偏離合同的要求，如果偏離合同要求，則需要對偏離進(jìn)行糾正，確保合同執(zhí)行的正確性和實(shí)時性。對于合同規(guī)定要求實(shí)現(xiàn)的功能沒有實(shí)現(xiàn)，則需要監(jiān)督承建單位實(shí)現(xiàn)該功能，如果做了合同中沒有要求的多余的事情，也要及時地阻止承建單位，以免浪費(fèi)投資、延誤進(jìn)度。
4．研究合同條款，公平、公正的處理索賠和合同糾紛。整個信息系統(tǒng)建設(shè)過程不一定都是風(fēng)平浪靜，有時候也有大風(fēng)大浪，如果合同的執(zhí)行方?jīng)]有按照合同履行自己的義務(wù)，則可能造成另一方的損失，這個時候索賠就出現(xiàn)了。有爭議的合同條款也可能在所難免出現(xiàn)在合同中，或者發(fā)生了合同條款中沒有規(guī)定的事件等等，都可能導(dǎo)致建設(shè)單位和承建單位的糾紛。監(jiān)理工程師對待這種糾紛就需要秉公處理，切不可一頭偏向建設(shè)單位，否則會自掃監(jiān)理身為“獨(dú)立第三方”的形象。要公平、公正的處理索賠和合同糾紛就需要對合同條款有很深的研究，在監(jiān)理方自身對合同理解不夠的時候，切忌不要隨意進(jìn)行判斷處理。
5．對建設(shè)過程中的所有合同進(jìn)行存檔管理。合同作為重要的工程文檔資料，需要妥善保管，不管是監(jiān)理工作過程中，還是監(jiān)理工作完成后，合同都應(yīng)該作為工程資料永久的保存下來。在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，很多工作都需要查閱合同，眾多監(jiān)理人員頻繁的查閱合同資料，很容易造成合同的遺失，如果合同丟失了將導(dǎo)致后面的監(jiān)理工作無法正常開展。因此，必須在監(jiān)理項(xiàng)目部建立嚴(yán)格的合同存檔管理制度。工程竣工后，合同隨同其他的監(jiān)理資料必須上交一份給上級主管部門存檔管理。
3 監(jiān)理合同管理中存在的問題
3.1 合同簽訂前提欠缺公正
當(dāng)前，由于國內(nèi)建筑市場不盡規(guī)范，市場機(jī)制不夠完善，使得在工程招投標(biāo)中的行政干預(yù)、地方保護(hù)、部門分割和行業(yè)壟斷情況嚴(yán)重，明招暗投、暗箱操作、陰陽合同、幕后交易等違法違紀(jì)現(xiàn)象累見不鮮。監(jiān)理企業(yè)的不均衡發(fā)展與全社會固定資產(chǎn)投資比例的失調(diào)，形成了僧多粥少的供需關(guān)系，導(dǎo)致惡性無序的競爭局面。監(jiān)理企業(yè)往往為了生存只能是饑不擇食、違心簽訂陰陽合同來取得工程項(xiàng)目，給建設(shè)工程監(jiān)理合同管理帶來了很大的難度，監(jiān)理對合同管理無所適從，不知按那個合同來執(zhí)行，建設(shè)主管部門更是無法監(jiān)管。
3.2 合同簽訂的條款欠缺公平
因建設(shè)單位的過分強(qiáng)勢，合同大多條款強(qiáng)調(diào)的是建設(shè)單位的權(quán)利和監(jiān)理方的義務(wù)，對建設(shè)單位的制約條款較少，對監(jiān)理單位的制約條款較多；對建設(shè)單位的違約、賠償方面的約定抽象、籠統(tǒng)，對監(jiān)理單位的違約條款苛刻細(xì)微，有些不屬于監(jiān)理單位履行的義務(wù)也強(qiáng)加給監(jiān)理。這些都不利于監(jiān)理合同的嚴(yán)肅性和公平，其結(jié)果只能導(dǎo)致合同在履行過程中引發(fā)爭議。
3.3 合同履行過程中欠缺誠信
合同履行過程中，因建設(shè)單位的自身要求增加工作量但不增加監(jiān)理服務(wù)費(fèi)用的情況比比皆是，監(jiān)理的額外工作和附加工作也不另計費(fèi)用。非監(jiān)理原因?qū)е鹿て谘娱L按規(guī)定應(yīng)收取延期費(fèi)用，但建設(shè)單位總是以總價包干或免費(fèi)服務(wù)為借口而拒絕支付，監(jiān)理單位為總體成本考慮不得不降低服務(wù)質(zhì)量，如減少現(xiàn)場監(jiān)理人員數(shù)量、招聘一些較低層次的監(jiān)理工程師，從而不利于整體工程建設(shè)的順利進(jìn)行。
3.4 合同履行過程中欠缺動態(tài)管理
多數(shù)監(jiān)理企業(yè)管理者存在著合同管理認(rèn)識上的偏差，他們在企業(yè)管理中往往忽視合同的動態(tài)管理，合同的履行是一個動態(tài)的過程，包括簽約、交貨、驗(yàn)收、結(jié)算等等環(huán)節(jié)，對方履約情況能力如何，只有通過這些不同的環(huán)節(jié)才能體現(xiàn)出來的。作為企業(yè)的管理者，即使在合同簽訂前已經(jīng)對對方的資信、注冊資本、信譽(yù)、生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模等進(jìn)行了各方面的調(diào)查，但應(yīng)當(dāng)注意到的是，通過考察得到的這些信息，只能說明對方過去的情況，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況的推進(jìn)對方履約能力可能發(fā)生變化，對方履約能力如何只能通過對合同的動態(tài)管理才能得到客觀的評價，因此，糾正自己認(rèn)識上的偏差，加強(qiáng)合同的動態(tài)管理，可以有效地避免合同履行可能造成的各類經(jīng)濟(jì)損失。
3.5 合同管理人員欠缺法律意識
合同管理即使不需要專人負(fù)責(zé)，也應(yīng)當(dāng)分工明確。因授權(quán)不明而承擔(dān)民事責(zé)任的情況比比皆是。在實(shí)際工作中常常發(fā)現(xiàn)授權(quán)委托不明、委托期限沒有或者不詳以及合同專用章到處亂放的現(xiàn)象，這是法律意識淡薄造成的。盲目親信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦一方失去信譽(yù)便糾纏不清引發(fā)不必要的糾紛。在合同的簽訂時，一定要明確地確定合同的名稱，以防糾紛發(fā)生時不知道如何適用合同中的相關(guān)條款。企業(yè)為了避免糾紛、防止約定不明確，常常使用格式化的合同，因?yàn)檫@樣的合同條款相對而言條款比較全面。
4 做好監(jiān)理合同管理的對策
4.1 選對總監(jiān)理工程師是關(guān)鍵
總監(jiān)理工程師是監(jiān)理單位派往建設(shè)單位履行監(jiān)理合同的全權(quán)負(fù)責(zé)人?？梢姡偙O(jiān)理工程師在工程項(xiàng)目監(jiān)理過程中，扮演著重要的角色，承擔(dān)著工程監(jiān)理的最終責(zé)任，因此，其必須熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，具備較高的專業(yè)技術(shù)知識與豐富的管理經(jīng)驗(yàn)及很強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和組織協(xié)調(diào)能力，并取得總監(jiān)理工程師和注冊證書等條件，才能較好的按公平、公正、守法、信用的原則執(zhí)行合同。因此，項(xiàng)目法人在審查總監(jiān)理工程的相關(guān)資料及工作業(yè)績時，有必要向其擔(dān)任過項(xiàng)目總監(jiān)的相關(guān)業(yè)主單位考查了解，只有做到全面考查，才能選擇出好的總監(jiān)理工程師，以確保達(dá)到工程建設(shè)監(jiān)理的目的。
4.2 合同簽訂要嚴(yán)格
嚴(yán)格按照國家有關(guān)部門規(guī)定的監(jiān)理合同示范文本并結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，簽訂完備的監(jiān)理合同，來約束合同雙方嚴(yán)格按照合同條款的規(guī)定履行各自的權(quán)利和義務(wù)，確保合同簽訂的及時性和合同條款的合理性，為工程建設(shè)監(jiān)理工作的順利開展、減少和杜絕合同執(zhí)行過程中不必要的糾紛奠定基礎(chǔ)。從工程實(shí)踐中看，要想在建設(shè)過程中把握監(jiān)理工作的主動權(quán)，必須了解合同簽訂的整個過程，并在不同的時期制定相應(yīng)的合同管理計劃，幫助業(yè)主對工程的質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用目標(biāo)進(jìn)行控制。
4.3 合同責(zé)任、義務(wù)要明確
為確保雙方的利益受國家法律法規(guī)的保護(hù)和約束，合同中一定要明確雙方責(zé)任，尤其是監(jiān)理單位的責(zé)任。因監(jiān)理工程師在執(zhí)行監(jiān)理任務(wù)的過程中，由于受自身因素或外界因素影響，難免會出錯，因此，要在合同中明確規(guī)定由于哪些失誤造成的重大損失應(yīng)由哪方承擔(dān)。只有這樣，才能促使監(jiān)理工程師對自己的工作承擔(dān)技術(shù)、法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
4.4 授權(quán)要有保證
項(xiàng)目管理的成功是以充分的授權(quán)為基礎(chǔ)的，因此，項(xiàng)目法人應(yīng)給予監(jiān)理工程師充分的授權(quán)，不應(yīng)過多干涉監(jiān)理工程師的工作，以保證監(jiān)理工程師充分發(fā)揮他們的智慧更好地為自己服務(wù)。而監(jiān)理工程師在為項(xiàng)目法人進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目管理時，應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施階段即設(shè)計好施工階段的管理目標(biāo)及出發(fā)點(diǎn)，并與設(shè)計或施工單位的管理目標(biāo)區(qū)分開來，按合同要求進(jìn)行工程建設(shè)投資、質(zhì)量、進(jìn)度控制。
4.5 過程管理要加強(qiáng)
在合同具體實(shí)施過程中，監(jiān)理單位要嚴(yán)格按監(jiān)理合同條款的規(guī)定執(zhí)行監(jiān)理工作，無論是對工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度目標(biāo)的有效控制，還是對合同管理、信息管理和安全管理以及監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則的編制，對施工單位申報材料的審查審批、工程量的計量與核實(shí)、工程價款結(jié)算到內(nèi)業(yè)資料的整理操作程序等方面均按合同的有關(guān)條款執(zhí)行，保證監(jiān)理合同的嚴(yán)肅性和有效性。工程項(xiàng)目從招標(biāo)、投標(biāo)、施工到竣工交付使用，涉及到業(yè)主單位、設(shè)計單位、施工單位和材料供應(yīng)單位等，怎樣才能使各參建單位建立有機(jī)的聯(lián)系，相互協(xié)調(diào)，默契配合，共同實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用的三大目標(biāo)，一個重要的措施就是利用合同手段，通過經(jīng)濟(jì)與法律相結(jié)合的方法，將工程項(xiàng)目所涉及的各個單位在平等互利的原則上建立起多方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，以保證工程項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
4.6 檔案管理要強(qiáng)化
無論是項(xiàng)目法人還是監(jiān)理工程師都要做好監(jiān)理合同的檔案資料管理工作。工程竣工后，要將全部的監(jiān)理合同文件進(jìn)行收集整理，建檔保管。在合同施工過程中，對合同文件，包括工程變更、工程延期、費(fèi)用賠償、爭端與仲裁、違約、工程分包、工程保險等方面的資料都要做好系統(tǒng)分類，認(rèn)真管理。并確保合同資料準(zhǔn)確、全面、真實(shí)無誤，能全面反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，為今后水利工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理合同管理提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。
5 結(jié) 語
監(jiān)理合同管理是工程監(jiān)理的重要組成部分，監(jiān)理工程師要嚴(yán)格按照合同的要求進(jìn)行監(jiān)理工作，準(zhǔn)確掌握監(jiān)理信息，對于完成質(zhì)量監(jiān)理、進(jìn)度監(jiān)理和費(fèi)用監(jiān)理具有重要的作用。通過加強(qiáng)監(jiān)理合同管理，使工程建設(shè)監(jiān)理體制逐步走向正規(guī)化、規(guī)范化和法制化，促使工程建設(shè)市場體制更加完善合同管理貫穿著整個信息系統(tǒng)工程的各生命階段，做好了信息系統(tǒng)監(jiān)理的合同管理就等于抓住了信息系統(tǒng)監(jiān)理工程的“生命線”。做好合同管理，不僅要做好合同的存檔管理，而且要從合同的擬定、談判、簽訂和執(zhí)行等環(huán)節(jié)做好管理。簽訂一份有利的合同是成功的開始，也是好的合同管理的開始。