外貿(mào)單證是外貿(mào)交易中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，熟練掌握外貿(mào)單證的流程，才有助于保障外貿(mào)交易的安全、順利進行。本文將介紹外貿(mào)單證的完整流程以及5個風險防范建議，希望對正在做外貿(mào)行業(yè)的朋友能夠有所幫助。
外貿(mào)單證流程
1.客戶詢盤：一般在客戶下purchase order (一般簡稱為po)之前，都會有相關(guān)的order inquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。
2.報價：業(yè)務部及時回復客人詢盤，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，制作成正式報價單quotation給客戶。報價單需要用你司抬頭以及注明客戶信息，也別忘了注明報價的有效期。因為匯率和原料價格的波動，報價可能視情況進行調(diào)整，因此注明報價有效期為以后調(diào)價做好鋪墊。
3.接收訂單：經(jīng)過洽談，客戶確認報價后會發(fā)送訂購單purchase order給業(yè)務員，并要求業(yè)務員制作形式發(fā)票proforma invoice(一般簡稱為pi)。業(yè)務員制作完pi，發(fā)給客戶確認。
4.準備生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認后，開始準備給工廠下單。
5.業(yè)務審批：按照一般的公司流程，業(yè)務部收到訂單后，制成訂單明細，連同客戶訂單復印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進，沒有跟單員的公司，業(yè)務員自行跟進。
6.下達生產(chǎn)通知
業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：
6.1：如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經(jīng)收到，然后業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障及其它可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
6.2：如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。
6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經(jīng)理確認。
7.驗貨
7.1：在交貨期前一周，要通知驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8.制備基本文件。根據(jù)工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件(一般由業(yè)務跟單員制作，交給單證員)。
9.商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉
10.1.如果給客戶的報價是基于fob條款，通?？腿藭付ㄘ洿?。盡早與貨代聯(lián)系，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知(shipping order，簡稱so)，通常在開船一周前可拿到定倉紙。
10.2.如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較選擇價格優(yōu)惠信譽好船期合適的船公司，并通告給客人。如客人不同意要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個小柜需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求等內(nèi)容。
11.安排拖柜
11.1.貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司提供以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等。沒有長期合作的拖車公司也可讓貨代安排貨運事宜并在向貨代支付本地費時一并支付提貨相關(guān)費用即可。
貨物所在地
目的國家
貨物信息
kg
獲取報價