醫(yī)藥行業(yè)具有“高度監(jiān)管”和“高度專業(yè)”的特點(diǎn)，在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，如何結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)利用數(shù)字化手段促進(jìn)管理轉(zhuǎn)型，以管理促效益，助力企業(yè)持續(xù)發(fā)展的問題擺在了眾多制藥企業(yè)面前。2016年，漢江藥業(yè)借助浪潮gs管理系統(tǒng)，構(gòu)建集團(tuán)業(yè)財(cái)一體化管控系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程管控過程化，運(yùn)營管理精細(xì)化，使報(bào)表日從之前的每月10日提前到每月5日，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
陜西漢江藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司(下稱“漢江藥業(yè)”)作為華邦生命健康股份有限公司(華邦集團(tuán))重要的一級子公司，是一家從事化學(xué)原料藥、醫(yī)藥中間體、生產(chǎn)和經(jīng)營管理為主的中型醫(yī)藥企業(yè)集團(tuán)。
近年來，隨著監(jiān)管的加強(qiáng)，環(huán)保法規(guī)以及市場環(huán)境的不斷變化，漢江藥業(yè)迫切需要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程管控過程化，運(yùn)營管理精細(xì)化，降低經(jīng)營成本，提升企業(yè)競爭力。雖然漢江藥業(yè)早就開始注重信息化建設(shè)，但原來的系統(tǒng)上，業(yè)務(wù)單據(jù)大量依賴手工錄入，工作量大，工作效率低，存在數(shù)據(jù)重復(fù)不準(zhǔn)確等問題，而且由于缺少統(tǒng)一的規(guī)劃設(shè)計(jì)，原系統(tǒng)無法對關(guān)鍵業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制，需要依賴“線下”紙質(zhì)流程審批。同時(shí)，因?yàn)橄到y(tǒng)模塊功能缺失，缺少資金計(jì)劃、銀企直聯(lián)以及票據(jù)管理等應(yīng)用，根本不能滿足企業(yè)內(nèi)控管理需求。
為降低生產(chǎn)成本和控制費(fèi)用，2016年漢江藥業(yè)選擇與浪潮云erp合作，希望借助浪潮gs管理系統(tǒng)，通過全業(yè)務(wù)流程的重新梳理和設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部經(jīng)營的精細(xì)化管理。
“個(gè)性化”流程設(shè)計(jì)，風(fēng)險(xiǎn)管控步步到位
浪潮經(jīng)過詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求調(diào)研和業(yè)務(wù)模擬，針對漢江藥業(yè)不同的業(yè)務(wù)范疇、業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行差異化流程設(shè)計(jì)，充分重視流程的“個(gè)性化”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識別，實(shí)現(xiàn)流程管控落地。
結(jié)合漢江藥業(yè)的采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)。浪潮gs管理系統(tǒng)針對原材料、輔料、包材以及備品備件等不同的物料類型，分別設(shè)計(jì)不同業(yè)務(wù)類型的采購流程，滿足采購業(yè)務(wù)流程的差異化管控需求，通過流程梳理，改變了之前隨意采購的狀態(tài)，減少庫存積壓，杜絕浪費(fèi)，大大節(jié)約了成本。
例如針對備品備件管理面臨的“基礎(chǔ)信息亂、申請?zhí)釄?bào)亂、領(lǐng)用控制難”等問題，經(jīng)過調(diào)研設(shè)計(jì)將流程統(tǒng)一調(diào)整為：系統(tǒng)內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，由使用部門在系統(tǒng)內(nèi)容提出采購需求，統(tǒng)一計(jì)劃提報(bào)流程;相關(guān)責(zé)任人審批，倉庫平衡利庫，形成終采購訂單統(tǒng)一采購;備品備件到貨入庫后，領(lǐng)用部門提出領(lǐng)用申請，系統(tǒng)根據(jù)要貨申請生成領(lǐng)料單，進(jìn)行領(lǐng)用控制。
結(jié)合漢江藥業(yè)銷售管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)。浪潮gs管理系統(tǒng)增加了銷售計(jì)劃控制節(jié)點(diǎn)，由業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行銷售訂單(計(jì)劃)的填報(bào)，將銷售發(fā)貨預(yù)測管理前移，銷售部門負(fù)責(zé)人參與銷售訂單的審核。所有業(yè)務(wù)流程只有源頭的單據(jù)是手工錄入，后續(xù)所有單據(jù)參照上一步業(yè)務(wù)單據(jù)生成，數(shù)據(jù)充分共享，形成供應(yīng)鏈閉環(huán)，提升內(nèi)控管理能力，有效規(guī)避業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
業(yè)務(wù)與資金支付聯(lián)動，實(shí)現(xiàn)管控
漢江藥業(yè)原應(yīng)付系統(tǒng)僅僅只是完成了單據(jù)的錄入和自動生成憑證功能，沒有啟用賬期管理。采購資金的支付由采購部在月初提出資金支付計(jì)劃，財(cái)務(wù)部根據(jù)資金情況進(jìn)行復(fù)核，然后由業(yè)務(wù)部門手工填制付款申請單，財(cái)務(wù)按單據(jù)申請金額支付，沒有和采購發(fā)票形成一一對應(yīng)關(guān)系，容易出現(xiàn)付款不均衡現(xiàn)象，財(cái)務(wù)不能及時(shí)掌握資金需求，不利于資金調(diào)配和管控。
浪潮結(jié)合漢江藥業(yè)應(yīng)付管理需求，重新設(shè)計(jì)應(yīng)付款計(jì)劃管理流程，在采購合同環(huán)節(jié)明確合同付款計(jì)劃，到期后系統(tǒng)自動生成付款申請單據(jù)，經(jīng)過審批流程結(jié)束后，財(cái)務(wù)按賬期付款，實(shí)現(xiàn)采購發(fā)票與付款筆筆對應(yīng)，杜絕人工干預(yù)付款。財(cái)務(wù)可以根據(jù)賬期掌握采購資金需求，提前進(jìn)行資金籌劃，加強(qiáng)了資金管控力度。系統(tǒng)自動根據(jù)相應(yīng)往來單位的賬齡，控制付款并提前一周通知付款人，避免提前付款造成公司損失也避免延誤付款影響公司信用。漢江藥業(yè)2016年總共采購金額1.6億，與以前未上浪潮gs系統(tǒng)相比，新增加了8000萬采購款賬齡控制，按基準(zhǔn)利率4.35計(jì)算，60天賬齡是57萬。
同時(shí)，漢江藥業(yè)借助銀企直聯(lián)功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)賬戶資金實(shí)時(shí)監(jiān)控;通過資金結(jié)算平臺和票據(jù)管理等功能，規(guī)范付款審批流程和應(yīng)收票據(jù)臺賬管理，實(shí)現(xiàn)資金付款審批“共享”，出納人員實(shí)時(shí)了解到各項(xiàng)付款申請情況，提前對相關(guān)賬戶資金進(jìn)行規(guī)劃“預(yù)留”，避免在資金緊張的情況下影響采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行;通過票據(jù)臺賬功能，建立票據(jù)臺賬，實(shí)現(xiàn)對票據(jù)的“全生命周期”管理，從開票到承兌進(jìn)行詳細(xì)的過程記錄，實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的了解承兌匯票的流向情況。
集團(tuán)業(yè)財(cái)一體化管控，實(shí)現(xiàn)共享聯(lián)動
浪潮gs系統(tǒng)充分體現(xiàn)“業(yè)務(wù)驅(qū)動財(cái)務(wù)”的管理理念，業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成總賬憑證，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，同時(shí)支持通過財(cái)務(wù)憑證聯(lián)查業(yè)務(wù)單據(jù)，對業(yè)務(wù)經(jīng)營數(shù)據(jù)如實(shí)反映監(jiān)督，降低了月末結(jié)賬、數(shù)據(jù)核對工作量。例如月末產(chǎn)品成本核算借助浪潮gs系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)當(dāng)月完工產(chǎn)量、在制品數(shù)量、返工數(shù)量等成本資料從供應(yīng)鏈系統(tǒng)中自動獲取，并實(shí)現(xiàn)了制造費(fèi)用的自動分配計(jì)算，提高財(cái)務(wù)人員工作效率與質(zhì)量。漢江藥業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表日從之前的每月10日提前到每月5日。
浪潮gs系統(tǒng)還具有強(qiáng)大的合并報(bào)表功能，支持“合賬”、“合表”等多種合并報(bào)表處理方式，輕松實(shí)現(xiàn)報(bào)表合并，改變手工編制合并報(bào)表的狀況，有利于上級公司對下屬公司的財(cái)務(wù)管控。
在新環(huán)境、新政策、新技術(shù)影響下，漢江藥業(yè)依托云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，積極通過信息化建設(shè)升級，推動企業(yè)管理創(chuàng)新。通過借助浪潮gs系統(tǒng)，構(gòu)建漢江藥業(yè)集團(tuán)管理與共享服務(wù)平臺，利用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程梳理與設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理、精細(xì)化運(yùn)營管理、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)共享聯(lián)動，提升企業(yè)運(yùn)營管理效率與經(jīng)營效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。