研究表明，在信息化實(shí)施過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)不僅僅來(lái)源于企業(yè)，信息系統(tǒng)的實(shí)施方也是導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的一個(gè)重要來(lái)源。在實(shí)施的不同階段，從開始到結(jié)束，實(shí)施方的消極態(tài)度會(huì)直接導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。"誠(chéng)實(shí)的自我評(píng)估、確定目標(biāo)并向著目標(biāo)穩(wěn)步前進(jìn)，所有這些構(gòu)成了一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，而這也正是管理的趣味所在。
管理者成功地解決難題之后，征服感油然而生。但在企業(yè)的管理工作中，可以抵消這種趣味的事情似乎和趣味一樣多。
接觸過(guò)信息化建設(shè)的人士都知道，一個(gè)信息系統(tǒng)的實(shí)施不是短時(shí)間內(nèi)能夠完成的，上一個(gè)比較完整的erp系統(tǒng)，少則半年，多則一兩年，甚至三四年。如此漫長(zhǎng)的實(shí)施過(guò)程，已經(jīng)足以把企業(yè)內(nèi)人們對(duì)信息化最初的憧憬和熱情消磨殆盡。中國(guó)有句俗話，叫"日久見人心"，所隱含的無(wú)非就是時(shí)間可以作為衡量事物真實(shí)性的最好的手段。同樣的，放在信息系統(tǒng)實(shí)施里，一開始不成問(wèn)題的事情，到了后來(lái)都會(huì)蛻變成問(wèn)題，并且有可能隨著時(shí)間的推移，糟糕程度也不斷地增加。因此，如何有效地管理實(shí)施過(guò)程，降低企業(yè)的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)成為保障信息化建設(shè)成功的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，這也就是我們?cè)谶@里探討的主題。
如何有效地降低實(shí)施過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)呢?首先需要了解在實(shí)施過(guò)程中我們可能碰到哪些風(fēng)險(xiǎn)。
按照一般意義，我們常常所說(shuō)的風(fēng)險(xiǎn)分為兩大類，一種是不可預(yù)知的，一種是可預(yù)知的。既然是不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)，有預(yù)防的想法，恐怕也是無(wú)從做起，只能是在風(fēng)險(xiǎn)到來(lái)的時(shí)候直接對(duì)問(wèn)題做出反應(yīng)。而這里我們主要針對(duì)的是那些能夠預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)，在明晰它們的基礎(chǔ)上，想辦法去控制和降低它們。
信息化項(xiàng)目的項(xiàng)目特性，注定了實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)有綜合風(fēng)險(xiǎn)，也有階段風(fēng)險(xiǎn)。
所謂綜合風(fēng)險(xiǎn)，是指貫穿整個(gè)實(shí)施過(guò)程，甚至貫穿整個(gè)信息化項(xiàng)目過(guò)程的幾大類風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)我們的研究，歸納總結(jié)出這么幾種：缺乏共識(shí)、項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)力風(fēng)險(xiǎn)、信息不對(duì)稱/欺詐風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、人力資源風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)中斷風(fēng)險(xiǎn)。
接下來(lái)我們就缺乏共識(shí)和項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)力風(fēng)險(xiǎn)這兩項(xiàng)來(lái)做個(gè)簡(jiǎn)單的介紹。
缺乏共識(shí)，是it項(xiàng)目中最常見的風(fēng)險(xiǎn)，帶來(lái)的后果各種各樣。對(duì)于it建設(shè)來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目組內(nèi)部(包括企業(yè)方與實(shí)施方)、企業(yè)內(nèi)部能就關(guān)鍵問(wèn)題達(dá)到共識(shí)，顯得至關(guān)重要。有一句話是這么概括的，在一個(gè)解決方案上達(dá)成共識(shí)比這個(gè)解決方案本身的先進(jìn)性重要得多。為什么共識(shí)會(huì)在it項(xiàng)目中扮演了如此重要的一個(gè)角色呢?業(yè)內(nèi)人士聚在一起討論信息化建設(shè)，常常會(huì)說(shuō)信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)很大，然而最難以預(yù)測(cè)和掌握的是人的因素，技術(shù)的問(wèn)題總是會(huì)有解決方案。而達(dá)成共識(shí)其實(shí)就是解決人的問(wèn)題，減輕或者降低項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的，由于人而引起的不必要的阻力。再來(lái)看看項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)力風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)力其實(shí)包含了兩層意思，一個(gè)是指項(xiàng)目啟動(dòng)的誘因，例如是否是由業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)，還是出于別的一些原因的考慮;另一個(gè)隱含的意思是企業(yè)高層對(duì)it項(xiàng)目的推動(dòng)作用。大家都知道信息化建設(shè)是"一把手工程"，領(lǐng)導(dǎo)的支持程度直接影響到項(xiàng)目的成敗。
對(duì)于階段性風(fēng)險(xiǎn)，顧名思義，就是在信息化建設(shè)各階段(如選型階段，項(xiàng)目啟動(dòng)，需求調(diào)研等)中出現(xiàn)的、帶有濃厚的階段色彩的風(fēng)險(xiǎn)。舉例來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，可能出現(xiàn)計(jì)劃殘缺，思維混沌的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于任何一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，有明確的項(xiàng)目目標(biāo)以及詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃是至關(guān)重要的。一個(gè)明確的項(xiàng)目目標(biāo)，決定了整個(gè)項(xiàng)目的基調(diào)，一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，使得后面的每項(xiàng)活動(dòng)都易于控制和掌握。對(duì)于it項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，更是如此，作為一個(gè)新興的項(xiàng)目管理領(lǐng)域，it項(xiàng)目的管理是不夠成熟的，而it的本身又是極難衡量的。在這樣的情況下，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段就明確了it項(xiàng)目的目標(biāo)和計(jì)劃顯得猶為重要。
"項(xiàng)目不是在結(jié)束時(shí)失敗，而是在開始時(shí)失敗。"做過(guò)項(xiàng)目的人大概都會(huì)對(duì)這句話感觸良深。在項(xiàng)目開始前，或者在項(xiàng)目的啟動(dòng)階段，多做些工作并且把工作做踏實(shí)是非常必要的，也是提前杜絕一些可預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的一個(gè)有效手段。
在進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施前，項(xiàng)目目標(biāo)明晰和項(xiàng)目計(jì)劃落實(shí)固然非常重要，然而僅僅這些措施是不夠的。我們提倡，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)狀做一個(gè)評(píng)估，看看一旦啟動(dòng)信息化項(xiàng)目，各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性有多大，對(duì)可能發(fā)生的困難要有預(yù)估，并提前做好防范措施。
如何在項(xiàng)目啟動(dòng)之前對(duì)項(xiàng)目的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化評(píng)估
對(duì)于項(xiàng)目啟動(dòng)之前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估一般來(lái)說(shuō)可以從兩個(gè)方面來(lái)考量，一方面評(píng)估信息化建設(shè)成功的可能性，另一方面需要評(píng)價(jià)項(xiàng)目實(shí)施的難易程度。
影響項(xiàng)目成功可能性的風(fēng)險(xiǎn)因素包括(我們通常稱之為a類指標(biāo))：企業(yè)戰(zhàn)略對(duì)信息化的需求、決策層的態(tài)度、信息化項(xiàng)目的準(zhǔn)備情況以及企業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。信息化項(xiàng)目之所以可能成功，在于業(yè)務(wù)的驅(qū)動(dòng)力大小。如果企業(yè)的業(yè)務(wù)對(duì)于信息化要求迫切，決策層大力支持，項(xiàng)目準(zhǔn)備充分，信息化項(xiàng)目成功啟動(dòng)的可能性就大大增加了。
接下來(lái)，我們?cè)賮?lái)分析一下有哪些因素導(dǎo)致了項(xiàng)目的實(shí)施難易程度的不同。根據(jù)我們的研究，主要包含以下七個(gè)方面的因素(我們通常稱之為b類指標(biāo))：
1、企業(yè)的it規(guī)劃能力
it規(guī)劃其實(shí)就是給出了it建設(shè)的一個(gè)宏觀計(jì)劃，給出了一個(gè)企業(yè)未來(lái)it藍(lán)圖。通過(guò)it規(guī)劃，能夠更加明確it建設(shè)的目標(biāo)，并且就此目標(biāo)企業(yè)上下達(dá)成一致，it究竟能為企業(yè)帶來(lái)什么，解決怎樣的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該做哪些工作，如何來(lái)完成這些工作。如果一個(gè)企業(yè)的it規(guī)劃能力非常強(qiáng)的話，那么企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)候就會(huì)非常了解自己現(xiàn)在的業(yè)務(wù)需求，并清楚現(xiàn)在的定位和目標(biāo)。合理的it規(guī)劃，可以理清企業(yè)搞信息化的思路，做出合理的期望，也就相應(yīng)地降低了信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)。
2、企業(yè)的信息資源化水平
企業(yè)信息資源化水平主要是指企業(yè)信息管理規(guī)范的完善程度，如企業(yè)的編碼體系是否完善、數(shù)據(jù)管理規(guī)范、信息安全管理規(guī)范、軟件開發(fā)管理體系是否健全等等。企業(yè)信息資源化的完善程度以及利用水平直接影響到了信息化項(xiàng)目實(shí)施的難易程度。
3、企業(yè)的業(yè)務(wù)流程水平
企業(yè)進(jìn)行信息化應(yīng)用往往都是通過(guò)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程的緊密結(jié)合來(lái)提高企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作效率和管理水平。因此在信息化應(yīng)用過(guò)程中，企業(yè)往往都會(huì)對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化。如果企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相對(duì)規(guī)范和科學(xué)，那么這種調(diào)整的工作和難度就不大;如果企業(yè)原來(lái)沒有一套清晰合理的流程，那么在信息化應(yīng)用過(guò)程中則需要大量的工作來(lái)完善相關(guān)的流程。
4、業(yè)的組織結(jié)構(gòu)情況
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程與組織結(jié)構(gòu)必須能夠與it系統(tǒng)相匹配。在信息化項(xiàng)目應(yīng)用過(guò)程中有效的組織保證對(duì)于信息化項(xiàng)目的實(shí)施是至關(guān)重要的。因此企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)狀況也在某種程度上決定了項(xiàng)目實(shí)施的難易程度。
5、員工
在信息化應(yīng)用過(guò)程中，人是非常關(guān)鍵的一個(gè)因素。這里講到的人不僅僅是企業(yè)員工的素質(zhì)，還包括員工對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)，對(duì)于信息化的支持程度，員工是否有樂(lè)于變革的心態(tài)等等。因?yàn)樾畔⒒到y(tǒng)一旦上線，原有的業(yè)務(wù)操作模式就會(huì)有所改變，這要求員工能夠很快地適應(yīng)這種新的手段的應(yīng)用。如果他們不能用，那么無(wú)論實(shí)施方與企業(yè)做了多大的努力，it作為工具的效用也是無(wú)法發(fā)揮的。因此，"意識(shí)決定一切"這句話充分反映了人的因素對(duì)于信息化項(xiàng)目成功實(shí)施的重要作用。項(xiàng)目管理培訓(xùn)
6、現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)情況
企業(yè)現(xiàn)存應(yīng)用系統(tǒng)的好壞直接影響到了后續(xù)項(xiàng)目開展的難易程度。有一個(gè)比較優(yōu)良的系統(tǒng)，并且預(yù)留了與未來(lái)系統(tǒng)的接口，比那些信息孤島要好處理得多。
7、企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)
企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施的也是非常重要的。因?yàn)槠髽I(yè)有了資金的大力支持才能保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。良好的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)保障了項(xiàng)目資金的充足。
如何將這樣的方法應(yīng)用到企業(yè)中去?耳聽為虛，眼見為實(shí)。
此前談了很多對(duì)信息化風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，也談到了在項(xiàng)目啟動(dòng)之前，企業(yè)需要開展評(píng)估。那么如何開展評(píng)估?下面我們以某企業(yè)為例來(lái)具體看一看評(píng)估開展的過(guò)程，其結(jié)果又揭示了怎樣的問(wèn)題。這里我們稱之為a企業(yè)。
1、分發(fā)調(diào)研問(wèn)卷
最真實(shí)的數(shù)據(jù)往往來(lái)自于企業(yè)，對(duì)企業(yè)自身信息化建設(shè)的準(zhǔn)備和意識(shí)程度，企業(yè)中的員工是最清楚的。如何將他們的一些認(rèn)識(shí)和看法清楚、系統(tǒng)地表達(dá)出來(lái)?在這里我們采用了問(wèn)卷調(diào)研的方式。
在a企業(yè)中，問(wèn)卷分發(fā)的對(duì)象為企業(yè)中高層干部。原因有兩個(gè)：其一，作為中高層，對(duì)于近期企業(yè)要開展的一些大事也有所耳聞，相對(duì)地避免了由于信息不對(duì)稱而造成的偏差;其二，管理層的看法相對(duì)操作人員而言，更宏觀些，平均的素質(zhì)也較高。
在填寫問(wèn)卷之前，針對(duì)問(wèn)卷的每一項(xiàng)，對(duì)填表人還要進(jìn)行一次培訓(xùn)，最大化填表人對(duì)問(wèn)卷的理解。
2、回收、匯總調(diào)研問(wèn)卷
下一步的工作自然就是調(diào)研問(wèn)卷的回收和匯總。調(diào)研問(wèn)卷的匯總并不是簡(jiǎn)單地匯總即可，由于最后要計(jì)算總分，對(duì)于數(shù)據(jù)缺省的問(wèn)卷要進(jìn)行整理，不納入總分的計(jì)算之內(nèi)。
3、分析、展示調(diào)研結(jié)果
整理完數(shù)據(jù)，最后要進(jìn)行的就是數(shù)據(jù)的分析以及最后分析結(jié)果的展示了。
依據(jù)實(shí)際的數(shù)據(jù)回饋情況，我們對(duì)a指標(biāo)和b指標(biāo)分別做了平均分和加權(quán)平均的計(jì)算。但這只是總分的計(jì)算，要發(fā)現(xiàn)企業(yè)開展信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)所在，需要更細(xì)致的分析。
經(jīng)過(guò)對(duì)每一個(gè)子指標(biāo)，每一項(xiàng)子指標(biāo)的平均分值匯總，以及標(biāo)準(zhǔn)方差的計(jì)算(標(biāo)準(zhǔn)方差衡量的是個(gè)人的評(píng)分與最后的平均分之間的差異程度，方差越大，說(shuō)明填表人在這點(diǎn)上的看法差別越大，反之就是填表人在這點(diǎn)上的認(rèn)識(shí)比較統(tǒng)一)，企業(yè)信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)大小就一目了然了。表1舉例說(shuō)明了在a企業(yè)中，a指標(biāo)的總平均分以及四個(gè)子項(xiàng)的平均分以及標(biāo)準(zhǔn)方差的得分情況。
上表中，紅字標(biāo)出的表明是需要特別引起重視的地方。譬如，可能性評(píng)估(即a類指標(biāo)評(píng)估)中的有一項(xiàng)為"信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目狀況"，a企業(yè)的得分僅為5.13分(問(wèn)卷的打分自0-10分)，而其標(biāo)準(zhǔn)方差卻為1.55，也就是說(shuō)企業(yè)的填表人對(duì)這一項(xiàng)的打分都比較低，但是大家打分的差異度仍然比較大，對(duì)這點(diǎn)的認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一。可以說(shuō)企業(yè)在這點(diǎn)上已經(jīng)是毋庸置疑地執(zhí)行不善了，然而為何大家對(duì)這點(diǎn)的認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，可能還隱藏有其他的原因，可能跟大家所處部門不同有關(guān)等等。而另一子項(xiàng)，"信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備"的信息屏蔽性就更高了，標(biāo)準(zhǔn)方差達(dá)到了1.88。
然而正如我們之前所說(shuō)的，要更清楚地了解企業(yè)情況，還要往深挖掘。于是，我們又針對(duì)子項(xiàng)最多的a類指標(biāo)中的子指標(biāo)"企業(yè)決策層對(duì)信息化建設(shè)的態(tài)度"做了進(jìn)一步分析。該子指標(biāo)共包含有8個(gè)子項(xiàng)，我們分別計(jì)算了其平均分和標(biāo)準(zhǔn)方差。
平均分低，標(biāo)準(zhǔn)方差也低：說(shuō)明現(xiàn)狀不理想，而且大家的對(duì)此的認(rèn)識(shí)普遍統(tǒng)一;
平均分低，標(biāo)準(zhǔn)方差高：說(shuō)明現(xiàn)狀不理想，但是大家在這點(diǎn)上的認(rèn)識(shí)不一致，至于導(dǎo)致不一致的原因需要進(jìn)一步的探究;
平均分高，標(biāo)準(zhǔn)方差也高：說(shuō)明現(xiàn)狀情況良好，但是大家的認(rèn)識(shí)差異大，同樣的，導(dǎo)致的原因需要調(diào)查;平均分高，標(biāo)準(zhǔn)方差低：說(shuō)明現(xiàn)狀情況不錯(cuò)，而且大家認(rèn)識(shí)一致，這應(yīng)該是企業(yè)最放心的，也是最喜歡看到的一種狀態(tài)。
有了各個(gè)子項(xiàng)的相對(duì)位置之后，哪個(gè)問(wèn)題是企業(yè)的薄弱點(diǎn)就很清楚了。企業(yè)在對(duì)信息系統(tǒng)的宣傳教育上明顯存在不足。
再來(lái)看看對(duì)項(xiàng)目難易度的分析，即b指標(biāo)的分析，仍然以a企業(yè)為例。因?yàn)槭窃u(píng)價(jià)難易程度，指標(biāo)項(xiàng)較之a(chǎn)類指標(biāo)要多，而且多了權(quán)重的參與。所謂的權(quán)重也就是指的這類指標(biāo)所占的重要程度大小。a企業(yè)的b類指標(biāo)的評(píng)估結(jié)果
其中，紅字指代需要著重引起重視的地方。平均分低，標(biāo)準(zhǔn)方差高，而權(quán)重系數(shù)又特別大的子指標(biāo)，是企業(yè)現(xiàn)行情況中做得很不夠的地方，自然也就是下一步要改進(jìn)的重點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理圈子
在對(duì)b指標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步分析，也就是畫數(shù)軸圖的時(shí)候，情況較之a(chǎn)類指標(biāo)會(huì)有所不同，因?yàn)闄?quán)重這個(gè)常量的參與，使得原來(lái)的二維數(shù)據(jù)變成了三維。因此前面提到的四種情況可能就要演變成8種情況，如果套用數(shù)學(xué)公式來(lái)計(jì)算，在無(wú)權(quán)重的情況下，可能的狀況是22，但有了權(quán)重以后，可能的狀況就演化成了23。為了直觀起見，我們采用了數(shù)軸圖來(lái)表達(dá)。
氣泡越大，說(shuō)明此指標(biāo)的重要程度越高，也就越該引起重視。從上圖中，我們可以看出，在a企業(yè)中，業(yè)務(wù)流程水平的提高、員工總體素質(zhì)的提高、以及現(xiàn)有信息系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值的提升，是急待解決并且有望解決的主要方向。
總的來(lái)說(shuō)，事前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估讓企業(yè)能更好地了解自己接下來(lái)可能遇到的困難，為企業(yè)指明了下一步改進(jìn)的方向。這也是有效降低實(shí)施過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)的第一步。
風(fēng)險(xiǎn)最后的承擔(dān)者可能都是企業(yè)自身，然而風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源卻不僅僅是企業(yè)，實(shí)施商的態(tài)度不可忽視。
前面我們說(shuō)了很多風(fēng)險(xiǎn)，大家可能都已經(jīng)感覺到了了，這些風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源幾乎都是企業(yè)自身。然而根據(jù)amt的研究，在信息化實(shí)施過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源不僅僅是企業(yè)，信息系統(tǒng)的實(shí)施方也是導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的一個(gè)重要來(lái)源。在實(shí)施的不同階段，實(shí)施方的消極態(tài)度會(huì)直接影響到項(xiàng)目，包括過(guò)程和結(jié)果。例如在需求分析階段，實(shí)施方可能會(huì)忽視企業(yè)的一些個(gè)性化需求，采用千篇一律的表面問(wèn)詢，在這樣的情況下，企業(yè)一些特定的東西很可能就被忽視了。帶來(lái)的后果很可能是需求分析得出的結(jié)論并不是企業(yè)真正需要的，企業(yè)花了冤枉錢，買了些短期內(nèi)還用不到的東西。
it建設(shè)不容易，要取得好的效果更不容易。在實(shí)施的過(guò)程中，人們會(huì)遇見各種各樣的問(wèn)題了，實(shí)施完了以后，還會(huì)有各種各樣的問(wèn)題冒出來(lái)。似乎風(fēng)險(xiǎn)總是與信息化建設(shè)并存。而我們一直秉承直面問(wèn)題、審視問(wèn)題，然后解決問(wèn)題的態(tài)度。前面談了很多風(fēng)險(xiǎn)，也談到了一些事先風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的方法，相信隨著信息化的發(fā)展，這些方法也會(huì)日趨完善。正如魯迅所言："世間本沒有路，走的人多了，也就成了路……"