隨著企業(yè)郵箱市場(chǎng)的進(jìn)一步成熟和中小企業(yè)業(yè)務(wù)門(mén)類(lèi)的增加，以往簡(jiǎn)單的郵件收發(fā)功能已無(wú)法滿足企業(yè)的多樣化需求。對(duì)于企業(yè)用戶而言，能否在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)保持高度的敏感和響應(yīng)將是決定其成敗的關(guān)鍵，而企業(yè)郵箱作為企業(yè)最基本的信息化應(yīng)用工具，其穩(wěn)定、安全、快速、易于管理維護(hù)等特性就變得越來(lái)越重要。此外，根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)衍生出的龐大需求也促使企業(yè)郵箱服務(wù)進(jìn)入一個(gè)多元化的時(shí)代。那么為什么企業(yè)要使用企業(yè)郵箱呢？又該如何選擇一款合適的企業(yè)郵箱？
為什么要用企業(yè)郵箱?
無(wú)論是對(duì)新興的還是有著悠久歷史的企業(yè)，目前，企業(yè)郵箱都已經(jīng)成為企業(yè)日常運(yùn)作不可或缺的工具。
使用企業(yè)郵箱，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)如下的好處：首先，所有員工的郵箱均為“name@21cn.com” 形式，有助于樹(shù)立統(tǒng)一的企業(yè)形象;其次，當(dāng)外人收到一封企業(yè)郵件時(shí)，可根據(jù)來(lái)信域名方便地查詢企業(yè)網(wǎng)站，這樣企業(yè)在日常通信中可毫不費(fèi)力地附帶宣傳自己;第三，企業(yè)員工離職時(shí)，企業(yè)郵箱可以順利收回，從而將所有業(yè)務(wù)聯(lián)系保留和延續(xù)下來(lái)，若日常工作使用個(gè)人郵箱，員工離職不會(huì)上繳，客戶可能仍然與其個(gè)人郵箱聯(lián)系而被一起帶走;第四，企業(yè)郵箱的系統(tǒng)管理解決了企業(yè)信息的安全性問(wèn)題，通過(guò)企業(yè)郵箱進(jìn)行管理，可以有效避免企業(yè)信息泄露?！捌髽I(yè)的信息或數(shù)據(jù)有它自己的保密性，安全是每一個(gè)企業(yè)所追求的。”他說(shuō)。
統(tǒng)一使用企業(yè)郵箱，可以方便地對(duì)工作郵件備份、監(jiān)控、管理，防止郵件意外丟失;企業(yè)郵箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行群發(fā)、分組、修改密碼、設(shè)定功能限制等，這些都是個(gè)人郵箱望塵莫及的;同時(shí)，企業(yè)郵箱的群組等功能提高了工作效率，增進(jìn)了內(nèi)部溝通和協(xié)同辦公能力?！笔聦?shí)上，中國(guó)目前有5000多萬(wàn)家各種各樣的企業(yè)，都認(rèn)識(shí)到企業(yè)郵箱已經(jīng)成為企業(yè)與外界交往的必備工具。
據(jù)咨詢公司預(yù)測(cè)，未來(lái)5年全球企業(yè)郵箱中平均每天的用戶信息量將遠(yuǎn)超過(guò)個(gè)人郵箱用戶的郵件信息量。2007年底，全球企業(yè)用戶平均每天的郵件信息量達(dá)到了730億封，個(gè)人用戶信息量只占企業(yè)用戶信息量的58.9%;%u9884計(jì)至2011年，企業(yè)郵箱用戶將平均每年以20%%u5de6右的速度增長(zhǎng)到1645億封/天。調(diào)研報(bào)告還顯示，2008年第一季度，中國(guó)企業(yè)郵箱市場(chǎng)規(guī)模達(dá)到了6500萬(wàn)元人民幣，預(yù)測(cè)2009年，市場(chǎng)規(guī)模將達(dá)到3.3億元人民幣，企業(yè)郵件市場(chǎng)規(guī)模每年的增速為30%%u5de6右。
自建還是外包?
顯然，企業(yè)郵箱數(shù)量在以人們難以想象的速度發(fā)展。企業(yè)在建立郵箱的方法上，目前有兩種選擇：企業(yè)自建郵箱和將郵箱外包給專(zhuān)業(yè)的郵件服務(wù)公司。
自建郵件系統(tǒng)就是自己購(gòu)買(mǎi)郵件服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、反垃圾網(wǎng)關(guān)等一系列軟、硬件設(shè)備，自己配備相應(yīng)的郵件管理人員，對(duì)公司的郵件系統(tǒng)進(jìn)行管理。管理人員一般由公司的it管理人員兼任，以后每年還需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，并需要不斷培訓(xùn)人員以跟進(jìn)郵件技術(shù)的發(fā)展。
但是，隨著郵件的作用在企業(yè)中日益重要，更由于郵件安全性問(wèn)題日益突出，如垃圾郵件、病毒通過(guò)郵件傳入等，企業(yè)發(fā)現(xiàn)，如果僅僅通過(guò)企業(yè)自身培養(yǎng)的技術(shù)人員，很難處理日益增多的郵件安全問(wèn)題。比如，一封重要的郵件丟失將可能影響企業(yè)的收益;而垃圾郵件太多不僅影響企業(yè)內(nèi)的辦公效率，也讓企業(yè)浪費(fèi)大量的服務(wù)器資源。一些專(zhuān)業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)公司看到了這一問(wèn)題，于是推出了專(zhuān)業(yè)的郵箱服務(wù)。外包郵箱提供商的出現(xiàn)，讓一部分企業(yè)開(kāi)始采取郵件外包服務(wù)。
“郵箱外包的好處是，企業(yè)只需要每年按照郵箱數(shù)量，付一定的服務(wù)費(fèi)用，就能得到專(zhuān)業(yè)的郵件服務(wù)，并且，企業(yè)不需要專(zhuān)業(yè)的it服務(wù)人員，這對(duì)廣大的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)減少了很多麻煩。才藝提供專(zhuān)業(yè)的企業(yè)郵箱外包服務(wù)，具體也可以跟摩恩網(wǎng)絡(luò)在線客服人員了解咨詢。
外包趨勢(shì)明顯
隨著時(shí)間的推移，企業(yè)郵箱外包的趨勢(shì)越來(lái)越明顯。李錦記、五菱集團(tuán)和依博羅閥門(mén)等公司分別都從用戶的角度給出了自己的分析。
1.自建比外包投入高
“自建郵局系統(tǒng)無(wú)論是放在自己的機(jī)房還是托管，都需要較高的初期投入，即使自建郵局系統(tǒng)都選用的低檔設(shè)備和服務(wù)，其一次性投入也需要以十萬(wàn)元計(jì)，每年的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用還需要幾萬(wàn)元。此外，it技術(shù)發(fā)展很快，因此設(shè)備折舊也很快，這樣的投入顯然并不經(jīng)濟(jì)，每年還要養(yǎng)幾個(gè)it人員，遠(yuǎn)沒(méi)有直接購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的服務(wù)來(lái)得劃算?！?br>2. 自建安全性與穩(wěn)定性遠(yuǎn)低于外包
企業(yè)郵箱外包不僅僅是財(cái)力和人力上大幅度的節(jié)省，其安全性和穩(wěn)定性也可以得到肯定，這對(duì)于日常工作的開(kāi)展十分便利。自建郵局除非投入巨資購(gòu)買(mǎi)設(shè)備、研發(fā)軟件和培養(yǎng)一支完善的維護(hù)隊(duì)伍，否則，其性能和外包郵局根本無(wú)法相比。
3. 外包技術(shù)維護(hù)更完善
采用了郵箱外包后，在遇到技術(shù)問(wèn)題無(wú)法解決時(shí)，企業(yè)郵箱提供商會(huì)及時(shí)提供幫助。“例如21cn的企業(yè)郵箱，有專(zhuān)職的運(yùn)營(yíng)維護(hù)及客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)、實(shí)時(shí)問(wèn)題監(jiān)控和響應(yīng)處理體系，可為我們提供全年7×24的服務(wù)，這讓我們很放心。”而對(duì)于自建郵箱而言，無(wú)論如何完美的共享托管環(huán)境，都會(huì)遭受到一些意想不到的故障，比如網(wǎng)絡(luò)連通性的故障、電力和空調(diào)的故障、同組機(jī)器受攻擊產(chǎn)生的流量阻塞故障、本機(jī)器受ddos等類(lèi)似攻擊而產(chǎn)生的故障等，這些故障不是企業(yè)自身能夠獨(dú)立解決的，需要協(xié)調(diào)托管方，乃至于電信方解決。作為一個(gè)非專(zhuān)業(yè)的郵商企業(yè)，這種協(xié)調(diào)力量顯然不夠。選擇企業(yè)郵箱外包，可以以較小的投入快速獲得應(yīng)有的服務(wù)，避免浪費(fèi)大量的精力在系統(tǒng)維護(hù)上。
看來(lái)，企業(yè)郵箱外包服務(wù)基本已成大勢(shì)所趨;并且，越來(lái)越多的大型企業(yè)，也在向郵箱外包遷移。
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