對(duì)于一名合格的項(xiàng)目經(jīng)理來說，他對(duì)自己應(yīng)該具備的專業(yè)素質(zhì)無疑是極為清楚的，也能夠經(jīng)常把自己具備的專業(yè)管理知識(shí)應(yīng)用到項(xiàng)目實(shí)踐。但究竟是什么限制了項(xiàng)目經(jīng)理的成功呢?有時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)陷入兩個(gè)陷阱，以至于自己無法實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。第一個(gè)陷阱是，項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)會(huì)想盡辦法把一些通用的項(xiàng)目管理技能應(yīng)用到那些需要專業(yè)技能的項(xiàng)目領(lǐng)域。第二個(gè)陷阱是，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)盡力承擔(dān)一些由他人承擔(dān)會(huì)做得更好的事務(wù)。要避免出現(xiàn)這些錯(cuò)誤做法，項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)自己知識(shí)和技能的局限有一個(gè)清楚了解。本文準(zhǔn)備就與項(xiàng)目經(jīng)理知識(shí)框架相關(guān)的兩個(gè)核心問題進(jìn)行探討，從而做出解釋和回答。這兩個(gè)問題是：
1、什么時(shí)候需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理，什么時(shí)候需要由專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理?這里所講的專業(yè)人員是指那些具備一定專業(yè)技能或是具備一定專業(yè)知識(shí)的人員，比如法律人員、財(cái)會(huì)人員、工程技術(shù)人員、人力資源顧問、it技術(shù)人員等。許多情況下，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)面臨這樣的質(zhì)疑：一方面既然實(shí)際上有許多人員具備項(xiàng)目管理技能，那么“難道我們確實(shí)需要由專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理來負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理嗎?”這一問題也就自然而然地?cái)[在了人們面前;另一方面人們通常認(rèn)為，“項(xiàng)目管理難道不是一項(xiàng)可以應(yīng)用到其他場合的通用技能嗎?”結(jié)果，這就導(dǎo)致人們會(huì)產(chǎn)生這樣的想法：既然一個(gè)人能夠管理好一個(gè)項(xiàng)目，那么他當(dāng)然也可以管理好其他事情。項(xiàng)目經(jīng)理需要弄清這些爭論，這樣，就可以把自己的技能應(yīng)用到適合自己的項(xiàng)目中。同時(shí)，在遇到這些爭論時(shí)，也能夠做出相應(yīng)的回答。
2、哪些事情是不需要項(xiàng)目經(jīng)理操心的?對(duì)任何職業(yè)來說，弄清哪些是自己職責(zé)范圍以外的事情，哪些是自己職責(zé)范圍以內(nèi)的事情，是極為有用的。就項(xiàng)目經(jīng)理這一職業(yè)而言，這點(diǎn)尤其重要，這是因?yàn)?，一天工作結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展成果負(fù)有責(zé)任的人。因此，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常需要針對(duì)其他人員忽略的工作和其他人員所不具備的技能，采取措施，予以補(bǔ)救和彌補(bǔ)。項(xiàng)目中需要完成的任務(wù)有很多，因此，項(xiàng)目經(jīng)理往往會(huì)去承擔(dān)一些由他人去做會(huì)做得更好的工作。
一、什么是項(xiàng)目、項(xiàng)目管理和項(xiàng)目經(jīng)理
在準(zhǔn)確回答上述兩個(gè)問題之前，首先讓我們看看什么是項(xiàng)目、項(xiàng)目管理和項(xiàng)目經(jīng)理。
(一)項(xiàng)目實(shí)質(zhì)上是指一種工作方法、一種組織他人完成任務(wù)的方法。它是指一種通過協(xié)作、對(duì)工作實(shí)施管理的做事風(fēng)格。項(xiàng)目在一個(gè)特定的時(shí)刻啟動(dòng)，在某個(gè)特定的時(shí)刻終結(jié)，在達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期結(jié)果(這一結(jié)果通常在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就已經(jīng)達(dá)成，并通常會(huì)通過具體的有形的交工指標(biāo)予以確定)時(shí)，項(xiàng)目也就宣告完成。一般來說，實(shí)現(xiàn)這一預(yù)期結(jié)果所投入的資源——通常主要是資金和時(shí)間往往是有限的。這就是我們通常所認(rèn)知的項(xiàng)目。
(二)項(xiàng)目管理則是在對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有效管理的基礎(chǔ)上開發(fā)、建立和規(guī)范起來的一門專業(yè)學(xué)科。項(xiàng)目管理完全專注于某個(gè)特定結(jié)果的實(shí)現(xiàn)，一旦這種特定的結(jié)果——通常就是項(xiàng)目的預(yù)期結(jié)果得到實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目也就得以完成，項(xiàng)目管理也就可以宣告結(jié)束。所以，項(xiàng)目管理中所有相關(guān)活動(dòng)都必須滿足這樣一條標(biāo)準(zhǔn)：都需要達(dá)到一個(gè)清晰而確定的結(jié)果或目標(biāo)。
(三)所謂項(xiàng)目經(jīng)理，是指負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所有內(nèi)容順利交工的人。這可以是一項(xiàng)全職工作，在某個(gè)特定情形下，也可以是一個(gè)臨時(shí)性的角色。項(xiàng)目經(jīng)理的工作，會(huì)依據(jù)項(xiàng)目的不同而有不同的表現(xiàn)，但從本質(zhì)上來說，項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是：界定所要開展的工作范圍;對(duì)所要開展的工作做出規(guī)劃安排，確定工作需要的資源;對(duì)資源做出配置安排;通過經(jīng)營管理，完成各項(xiàng)工作任務(wù)，確保解決那些會(huì)延誤或阻礙任務(wù)實(shí)現(xiàn)的相關(guān)問題和事宜。
原則上，在項(xiàng)目管理中，無論具體的工作由誰來承擔(dān)，最終都通過項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的順利交工來承擔(dān)全部責(zé)任。
二、由誰來實(shí)施項(xiàng)目管理
首先我們要明確這樣一個(gè)事實(shí)，那就是項(xiàng)目經(jīng)理本身并不負(fù)責(zé)項(xiàng)目中專業(yè)領(lǐng)域里的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，而是通過對(duì)具備良好技能的人員(如技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員和法律人員等)實(shí)施有效管理，并取得復(fù)雜項(xiàng)目的成功。項(xiàng)目管理主要是一種對(duì)項(xiàng)目實(shí)施管理的通用辦法，但對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說，項(xiàng)目管理并不是一項(xiàng)在任何狀況下都可以加以使用的通用技能。要取得項(xiàng)目成功，項(xiàng)目經(jīng)理就需要針對(duì)其所管理的具體項(xiàng)目背景，理解并應(yīng)用與項(xiàng)目背景相適應(yīng)的語言、概念和創(chuàng)意。
我們可以把人分為兩種類型，雖說這只是一種人為的分類，但確實(shí)有助于本文給出最初的解釋。假定世界上只存在兩種類型的人，一種是通用型的項(xiàng)目經(jīng)理，他們只知道項(xiàng)目管理工作，除此之外并不具備其他專業(yè)技能;另一種是各個(gè)職能領(lǐng)域的專業(yè)人員，他們知道自己所在專業(yè)的所有事情，但卻對(duì)如何從事項(xiàng)目工作一無所知。那么，通用型的項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理之外的專業(yè)人員，哪種類型的人對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目更重要呢?這個(gè)問題的答案非常簡單：如果世界上確實(shí)只存在這兩種極端類型的人，那么，很顯然，為了完成項(xiàng)目工作，對(duì)于項(xiàng)目而言這兩種類型的人員都需要。這樣，一種類型的人員可以從事項(xiàng)目的管理工作，另一種類型的人員可以專注于那些需要一定專業(yè)技能的核心項(xiàng)目任務(wù)。
在實(shí)際工作中，這個(gè)問題會(huì)稍微有些復(fù)雜。無論是通用型的項(xiàng)目經(jīng)理，還是某個(gè)特定專業(yè)領(lǐng)域、能夠從事項(xiàng)目管理的專業(yè)人員和專家學(xué)者，比如it領(lǐng)域、人力資源領(lǐng)域或是財(cái)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)人員，他們都有充分的理由來承擔(dān)項(xiàng)目管理的責(zé)任。那么，有沒有哪種類型的人員，在任何背景下更適合承擔(dān)項(xiàng)目管理職責(zé)呢?從理論上，具體到特定的項(xiàng)目任務(wù)，誰更有可能取得項(xiàng)目成功，誰就應(yīng)該承擔(dān)項(xiàng)目管理的職責(zé)。給出這樣的回答，大家可能認(rèn)為我這個(gè)人屬于騎墻派。因此，我想就此稍微做一些詳細(xì)探討。實(shí)際上，究竟由誰來承擔(dān)項(xiàng)目管理的職責(zé)，要視項(xiàng)目規(guī)模大小、復(fù)雜程度和涉及的相關(guān)領(lǐng)域而定。
正如現(xiàn)實(shí)社會(huì)里，確實(shí)有許多人在項(xiàng)目管理方面具有豐富的經(jīng)驗(yàn)、受過良好的培訓(xùn)，他們以“項(xiàng)目經(jīng)理”自詡，把自己的全部精力投入到項(xiàng)目管理實(shí)踐。同時(shí)，還有一些人也具備了項(xiàng)目管理的豐富經(jīng)驗(yàn)和良好培訓(xùn)，由于種種組織和個(gè)人方面的原因，他們被冠以形形色色的頭銜，如董事長、總經(jīng)理、項(xiàng)目主管、工程經(jīng)理等，他們同樣從事著項(xiàng)目管理工作。不管他們的頭銜如何，他們之間的差異并不重要，完全可以略而不計(jì)，這兩種類型的人從本質(zhì)上講，都可以算是專業(yè)的通用型項(xiàng)目經(jīng)理，也就是說，他們都可以算是項(xiàng)目管理方面的專業(yè)人員，而不是項(xiàng)目具體領(lǐng)域和內(nèi)容方面的專業(yè)人員。另一方面，社會(huì)中還存在著數(shù)以萬計(jì)的其他類型的專業(yè)人員，比如像it系統(tǒng)分析員、數(shù)量統(tǒng)計(jì)人員和人力資源專業(yè)人員等，他們除了具備自己所在專業(yè)的核心技能外，也具備相應(yīng)的管理技能，所以在某些項(xiàng)目里他們也會(huì)兼職甚至全職擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理一職。這兩種類型的項(xiàng)目經(jīng)理，各自更適合哪些類型的項(xiàng)目工作呢?
這些情形下，誰更適合擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理這一職責(zé)，并沒有絕對(duì)的規(guī)則可以套用。而下列這些基本準(zhǔn)則僅作為挑選項(xiàng)目經(jīng)理的參考：
專業(yè)人員可以在那些小型項(xiàng)目中聘用兼職項(xiàng)目經(jīng)理。對(duì)那些小型的、并不復(fù)雜的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理除了項(xiàng)目管理工作以外，從事其他方面的工作通常是可以接受的。
項(xiàng)目管理是一項(xiàng)專業(yè)技能。項(xiàng)目管理就其本身而言，是一項(xiàng)專業(yè)技能。因此，不要以為人人都能夠具備這一技能，人人都有時(shí)間來運(yùn)用這一技能。除了一些極為簡單、規(guī)模極小的項(xiàng)目，通常多數(shù)項(xiàng)目由一個(gè)知道應(yīng)該如何實(shí)施項(xiàng)目管理的項(xiàng)目經(jīng)理來負(fù)責(zé)，是完全必要的。
如果有人除了具備項(xiàng)目管理技能外，還具備其他多種技能，那他在任何情況下，就需要做出選擇，弄清“自己究竟應(yīng)該吃哪碗飯”。確實(shí)，許多專業(yè)人員也會(huì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理工作，但如果面對(duì)的是大型的復(fù)雜項(xiàng)目，他就必須弄清自己的職責(zé)和角色。
項(xiàng)目經(jīng)理不需要成為自己所管理領(lǐng)域的專家。項(xiàng)目經(jīng)理如果不是基于自己的興趣考慮，就沒有必要致力成為項(xiàng)目所需的各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的專家。那些認(rèn)為自己應(yīng)該盡量像專業(yè)人員那樣對(duì)項(xiàng)目所涉及的各個(gè)領(lǐng)域都很精通的項(xiàng)目經(jīng)理，通常對(duì)自己需要承擔(dān)的項(xiàng)目管理工作并不是十分了解，也不會(huì)做得非常到位。
項(xiàng)目經(jīng)理必須對(duì)相關(guān)的項(xiàng)目背景有深刻了解。通用型的項(xiàng)目經(jīng)理并不會(huì)在每個(gè)項(xiàng)目中都能取得成功。
三、哪些事情項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該做
項(xiàng)目經(jīng)理必須尊重這個(gè)事實(shí)：項(xiàng)目需要某些專業(yè)學(xué)科的知識(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理必須為取得項(xiàng)目所需的資源做出相應(yīng)的努力。對(duì)那些大型項(xiàng)目來說，項(xiàng)目經(jīng)理是一項(xiàng)需要全力投入的專職工作，即使項(xiàng)目經(jīng)理具備從事其他任務(wù)的技能，他也必須把自己的時(shí)間和業(yè)務(wù)投入到項(xiàng)目管理中，而不能置項(xiàng)目管理于不顧而去忙其他的項(xiàng)目任務(wù)。下面“拋磚引玉”地列出三個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理通常“不應(yīng)具備”的技能，目的是指引那些尚未明確自己工作界定的項(xiàng)目經(jīng)理正確地劃分自己的工作范圍：
(一)親自從事企業(yè)業(yè)務(wù)分析和項(xiàng)目需求征集工作。理解客戶的項(xiàng)目需求并能夠把項(xiàng)目需求有條理地記錄下來，并通過合理、適用的方式完成項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)是一件極為重要的工作。但就我的理解和經(jīng)驗(yàn)來說，這項(xiàng)工作并不應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)，而是應(yīng)該由業(yè)務(wù)分析人員完成。許多有專業(yè)人員兼職或轉(zhuǎn)任的項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)分析技能，但千萬不要因此而陷入這樣的想法不能自拔。既然項(xiàng)目經(jīng)理能夠做這份工作，就應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理來完成這項(xiàng)工作。要記住，項(xiàng)目經(jīng)理需要完成的是確保需求征集流程切實(shí)有效地實(shí)施，需要調(diào)動(dòng)所有資源實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目需求建立全面、充分的理解，但這并不意味著項(xiàng)目經(jīng)理必須主導(dǎo)項(xiàng)目需求的征集工作。
(二)親自主持與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)談判。許多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為自己知道應(yīng)該怎樣與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)談判。有時(shí)，在他們看來，既然能夠通過自己參與談判而得到一個(gè)好價(jià)錢，那么就值得親自參與與供應(yīng)商的談判。但這確實(shí)不是一個(gè)明智的選擇。實(shí)際上，業(yè)務(wù)談判是極其艱難和充滿對(duì)抗的，并不是每個(gè)人都愿意進(jìn)行業(yè)務(wù)談判，但仍有許多人把業(yè)務(wù)談判看作是一項(xiàng)簡單任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理不能想當(dāng)然地認(rèn)為自己知道應(yīng)該怎樣與供應(yīng)商打交道。對(duì)一些標(biāo)的小的業(yè)務(wù)合同確實(shí)不需要花費(fèi)資金打造專業(yè)的采購管理系統(tǒng)來完成相關(guān)的談判，項(xiàng)目經(jīng)理完全可以自己完成這項(xiàng)工作。但如果是艱難的談判，或是談判細(xì)節(jié)極為繁雜時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就應(yīng)該啟用專業(yè)的談判人員、通過采購部門或供應(yīng)鏈部門來完成這一任務(wù)。有些項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)受到過良好的談判訓(xùn)練，但相對(duì)而言，這樣的項(xiàng)目經(jīng)理還是不多見的。
(三)插手法律方面的事務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理如果需要與第三方供應(yīng)商合作，需要及時(shí)制定相應(yīng)的法律合同，這種情況下，項(xiàng)目經(jīng)理通常需要從他人那里得到合同及法律方面的支持和幫助。(另一方面，對(duì)參與項(xiàng)目的第三方來說，如果需要針對(duì)客戶需求實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，也應(yīng)該讓相關(guān)的法律人員參與到項(xiàng)目中，對(duì)第三方簽訂的合同做出相應(yīng)的核查。)有時(shí)，項(xiàng)目必須符合法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。通常，通過必要的法律支持和幫助，就能夠避免項(xiàng)目與相關(guān)法律法規(guī)形成沖突。因此，項(xiàng)目經(jīng)理為什么需要讓法律人員參與到項(xiàng)目中就很容易理解了。
四、小結(jié)
本文首先定義了什么是項(xiàng)目、什么是項(xiàng)目管理以及什么是項(xiàng)目經(jīng)理，接著分析了應(yīng)該由哪些人從事項(xiàng)目管理工作和哪些事情項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該也不需要做這樣兩個(gè)重要問題。通過列舉一些具體工作內(nèi)容，我們不難發(fā)現(xiàn)有些實(shí)際工作與項(xiàng)目經(jīng)理十分貼近但卻不屬于項(xiàng)目經(jīng)理本身職責(zé)范圍內(nèi)。無疑，項(xiàng)目經(jīng)理只需對(duì)項(xiàng)目本身承擔(dān)責(zé)任就可以，但針對(duì)上述提到的相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該怎樣來處理呢?我的建議是：
在所有上述相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域中，具備基本的相關(guān)技能——這并不是指項(xiàng)目經(jīng)理因此就可以獨(dú)立圓滿地完成所有相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的復(fù)雜項(xiàng)目，而是指項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)因此可以與這些相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人員進(jìn)行積極徹底的溝通和交流。
知道應(yīng)該在什么時(shí)候、怎樣讓他人參與到各相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域——有些專業(yè)人員，項(xiàng)目經(jīng)理通常僅僅需要他們?cè)陧?xiàng)目的某些方面參與進(jìn)來，并不需要他們?nèi)ν度?。?shí)際上，如果項(xiàng)目經(jīng)理能夠與相關(guān)領(lǐng)域的專家建立、并保持一個(gè)良好的人際關(guān)系和溝通橋梁，無論是讓他們參與到項(xiàng)目中還是向他們征詢相關(guān)的意見和建議，對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目執(zhí)行都是極為有用的。
學(xué)會(huì)使用這些專業(yè)領(lǐng)域人員的語言和概念，這樣，項(xiàng)目經(jīng)理不需要插手他們的工作，就能對(duì)他們實(shí)施管理并提出質(zhì)疑。如果某個(gè)專業(yè)人員的具體工作確實(shí)會(huì)影響到項(xiàng)目能否成功，那么，不需要對(duì)這個(gè)專業(yè)人員的具體工作承擔(dān)責(zé)任并不意味著項(xiàng)目經(jīng)理可以不對(duì)其工作成果的質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任。
項(xiàng)目經(jīng)理如果確實(shí)需要讓相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人員參與到項(xiàng)目中，那么一定要確保項(xiàng)目發(fā)起人理解為什么項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該承擔(dān)這方面的責(zé)任，一定要讓發(fā)起人知道專業(yè)人員能夠?yàn)轫?xiàng)目帶來哪些成果。有些領(lǐng)域的專業(yè)技能極為稀缺，要聘用這方面的相關(guān)人才或抽調(diào)其他項(xiàng)目技術(shù)人員是有相當(dāng)代價(jià)的。如果發(fā)起人沒有認(rèn)識(shí)到相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人員所能帶來的價(jià)值，而是認(rèn)為這方面的工作沒有必要抽調(diào)其他技術(shù)人員的話，就會(huì)在項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目發(fā)起人之間造成緊張的對(duì)立局面，不利于工作的開展。
項(xiàng)目管理與任何一門學(xué)科一樣都是系統(tǒng)的專業(yè)科學(xué)，不同的是，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和個(gè)體差異是項(xiàng)目管理的重要組成部分，可以說是項(xiàng)目管理是一門實(shí)踐科學(xué)。項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)際工作中總是面對(duì)多方面的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)人員，對(duì)于一名以“項(xiàng)目管理”為專業(yè)背景的項(xiàng)目經(jīng)理來說，充分認(rèn)識(shí)到自身知識(shí)的局限性和本質(zhì)工作的界定是做好項(xiàng)目管理工作的基礎(chǔ)。