6月9日消息 利用word郵件合并批量打印帶照片的準考證
一、素材準備
首先要有員工照片。我們建立一個員工信息的文件夾，將所有員工照片放在里面，照片以員工姓名命名。
建立一個excel表格存放員工信息。里面包含工號、姓名、職務(wù)、照片等信息。可能大家認為“照片”列書寫起來比較麻煩。其實只需要寫一個簡單公式“=b2&”.jpg””，很容易就搞定了。
在word中創(chuàng)建一個工作證的模版文件，如圖所示。
將照片、excel員工信息表、word模版文件都放在“員工信息”文件夾下。
二、利用word郵件合并制作工作證件
1. 鏈接數(shù)據(jù)源
將word模版和excel信息表建立鏈接。在帶狀工具欄中選擇【郵件】-【選擇收件人】-【使用現(xiàn)有列表】。
推廣win10下載好用運行穩(wěn)定速度快,是您辦公家用的裝機首選!^^免費為您提供win10下載,萬能驅(qū)動完美兼容,純凈系統(tǒng)快速…
打開選取數(shù)據(jù)對話框，在硬盤上找到excel員工信息表，選擇打開。
確認數(shù)據(jù)源是“ole db數(shù)據(jù)庫文件”。
在打開的數(shù)據(jù)源中選擇sheet1表格。
此時，word模版和excel信息表已經(jīng)建立鏈接，“郵件”工具欄中大多數(shù)命令都由灰色變?yōu)椴噬?，說明可以使用。
2. 插入合并域
將excel信息表中數(shù)據(jù)導入到word模版中。選擇【郵件】工具欄中【插入合并域】命令，將數(shù)據(jù)域依次放到word員工卡模版相應(yīng)的位置。
3. 批量插入照片
接下來就是最重要的步驟就是導入照片。用鼠標單擊預(yù)留的顯示照片的位置，打開【插入】工具欄，選擇【文檔部件】中的【域】。
在“選擇域”對話框中選擇“includepicture”域，域?qū)傩灾须S便輸入些文字，如“照片”，先占住位置，方便隨后修改域代碼。
源文件的最終效果。(最好是輸入完整的文件路徑)
此時照片控件與excel表格中的照片列并沒有建立關(guān)聯(lián)，我們需要修改域代碼。按alt f9切換域代碼，選中代碼中“照片”兩字，用【插入合并域】中的【照片】域替換。alt f9再次切換域代碼，調(diào)整一下存放照片控件的大小。
4. 查看合并效果
最后選擇【郵件】-【完成并合并】-【編輯單個文檔】，查看合并效果。
這時候會出現(xiàn)一個新的word文檔，你會發(fā)現(xiàn)并沒有出現(xiàn)想要的結(jié)果，這時候按“ctrl a”全選，然后按f9刷新，這時候就已經(jīng)成功了。
但是我們發(fā)現(xiàn)兩個問題:
(1)照片太小了，逐個調(diào)整起來很麻煩，能不能一次調(diào)整圖片大小?
(2)比較浪費紙張，每頁紙只有一位員工的工作證，可不可以將多個人的表格放在一頁紙中呢?
下面我們來解決這兩個問題。
三、后期調(diào)整
1. 調(diào)整郵件合并文檔的圖片大小
很多人在完成之后總是不滿于圖片原始大小，因此需要批量改變圖片的大小，這時候需要做的是:返回到之前設(shè)計的模板頁面，按“ctrl a”全選，然后按f9刷新，這時候會顯示出第一個學生的照片，在這里可以調(diào)成好圖片的大小，再重新合并到新文檔即可。
檢查發(fā)現(xiàn)所有人的表里面的照片都是第一個人的照片，怎么辦? 按一下ctrl a, 再按f9, 就全部人的照片都自動更新了。。。
2. 選擇郵件合并的文檔類型
回到主文檔。如果希望多個人的表格放在一頁紙中，順序排列下去，我們可以將郵件合并的文檔類型設(shè)置為“目錄”。(注:該操作一定要在最初的主文檔中進行)
注:后期調(diào)整可以放在郵件合并的過程中操作，總結(jié)如下:
(1)設(shè)置文檔類型為“目錄”
(2)鏈接數(shù)據(jù)源
(3)插入合并域及照片域
(4)調(diào)整照片大小
(5)完成合并，查看合并效果