——來自中南集團信息化建設的調研報告
編者按：在原建設部2007年修訂并頒布實施的《施工總承包企業(yè)特級資質標準》中，增加了對施工總承包特級企業(yè)信息化建設的要求。標準出臺后在社會上引起不小的反響。
近期，住房和城鄉(xiāng)建設部建筑市場監(jiān)管司調研組對部分企業(yè)的信息化工作進行了調研，發(fā)現(xiàn)了不少好的經驗和做法。其中，施工總承包特級企業(yè)——中南控股集團有限公司（以下簡稱“中南集團”）信息化建設的做法和經驗，很好地回答了我國建筑企業(yè)到底能不能搞信息化、如何搞信息化建設、當前推進信息化建設是不是有些超前等問題。中南公司的信息化建設已經取得了巨大的成功，在一些方面還大大超出了資質標準的要求。通過使用信息技術，徹底改變了企業(yè)經營管理模式，也為企業(yè)創(chuàng)造了巨大效益。現(xiàn)將調研報告摘編如下，以期能對建筑企業(yè)的信息化發(fā)展提供借鑒。
經驗介紹與分析
■管理背景
中南集團董事長陳錦石提出，要以現(xiàn)代化的企業(yè)管理模式設置信息化要求，要以信息化促進企業(yè)管理上水平、上臺階。根據(jù)這樣一個總體思路，中南集團多次組團到法國和日本著名建筑公司學習。從國外一流的建筑企業(yè)管理模式來看，所有企業(yè)都是集約、集成的管理體系，總部是企業(yè)運作的核心和靈魂，甚至是總部人多，項目部人少?？偛渴钦麄€企業(yè)管理的體系中心、資金結算中心、財務管理中心、人力資源管理中心、材料和設備的供應中心、科技研發(fā)和推廣中心，而項目部在總部指導、管控下進行工作。1995年，結合國際工程總承包企業(yè)的管理特點和企業(yè)的具體情況，中南集團開始進行對企業(yè)組織結構進行調整和重組，以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略遠景規(guī)劃目標為導向，建立集約型、緊密型的企業(yè)管控體系。
■內容架構
中南集團從1995年開始進行信息化建設的基礎性工作，2004年后進入信息化建設的大發(fā)展階段，在智能化系統(tǒng)、erp等各個方面全面推進。迄今為止，已經初步建成了erp軟件系統(tǒng)、視頻電話會議系統(tǒng)、遠程指揮與監(jiān)控系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、移動辦公系統(tǒng)、遠程培訓系統(tǒng)等較全面、系統(tǒng)的信息化平臺。
1、erp信息系統(tǒng)
中南集團已經開發(fā)的erp系統(tǒng)包括oa辦公平臺、經營管理、合同管理、分包管理、工程決算、成本管理、資金管理、項目人員管理、進度管理、技術質量、安全管理、設備管理、風險管理、物資管理、檔案管理、人力資源管理、檢查監(jiān)督、政令暢通等模塊。
（1）oa辦公平臺：是員工的日常辦公平臺，包括電子公文、工作計劃與總結、工作日志、辦公用品領用等子模塊。其中，使用最頻繁的是電子公文功能，通過該功能員工既能按公司制度預設的流程發(fā)起公文，也能夠自行靈活設計、調整文件流轉流程。在6個月時間內通過該系統(tǒng)流轉的公文達到1.5萬條。
（2）經營管理模塊：包括業(yè)主背景信息、投標管理、合同洽商與簽訂、經營信息匯總、經營管理報表匯總等子模塊。該模塊以業(yè)務承接的系統(tǒng)流程為軸線，從業(yè)主背景調查開始，通過固定流程的業(yè)務承接評審、承諾書評審、招標文件評審、技術標評審、報價評審、合同洽談、合同評審、合同交底等環(huán)環(huán)相扣的子模塊功能，達到了對業(yè)務承接的全過程控制的目的。
同時，該模塊還能夠通過數(shù)據(jù)分析、與其他模塊的數(shù)據(jù)聯(lián)系等功能對決策者的決策提供支持。如該模塊專門設有投標分析功能，針對每一次投標所有競爭對手的報價等信息必須進行收集、匯總，在下次再競標時對于對手的報價策略在報價前就能夠心中有數(shù)，調整自身報價以提高中標率。
（3）合同管理：包括合同條款備案、合同變更、合同履約檢查等模塊，實現(xiàn)了以多種方式對工程合同進行查詢、追蹤及合同的執(zhí)行情況，做到合同的全面管理。合同條款備案子模塊中包含承包內容、質量目標、工期、決算依據(jù)、付款方式、材料供應方式、決算時間約定、違約責任、保修金保證、履約保證金等合同核心條款。一方面作為其他如資金管理、物資管理、進度管理等模塊的基礎資料，為決策者提供信息支持；另一方面通過不同項目各條款的對比分析，為今后的合同條款談判提供決策依據(jù)。
（4）分包管理：包括合格分包商名冊、分包合同評審、分包付款管理、分包商星級評定等模塊，實現(xiàn)對分包商全過程的有效控制。通過合格分包商名冊能夠查詢到每一個合格分包商的基本信息以及與公司的合作經歷、歷史項目評價、應付款情況等；分包合同評審子模塊通過組織各職能部門等人員對分包合同條款進行評審。
（5）成本管理：包括項目總成本、月度成本、內部定額管理等子模塊。項目總成本模塊包括項目預算、目標成本、責任成本等功能，根據(jù)合同造價確定項目預算，根據(jù)內部成本定額確定目標成本，作為公司對項目的控制目標，根據(jù)項目降本措施確定責任成本，作為項目部資深的控制目標。月度成本模塊包括月度產值、月度目標成本、月度責任成本、月度實際成本以及與上述成本相關的各種明細報表，通過每月的四算對比分析，及時對目標成本降本率、責任成本降本率、項目利潤率等進行過程控制，對2個月~3個月連續(xù)虧損的項目進行預警。通過對人工費、材料費、機械費等各項細分費用的分析，發(fā)掘項目盈利、虧損的內在原因。內部定額子模塊的內容為中南集團根據(jù)自身情況制定的內部人工定額、材料消耗定額等。中南集團通過對項目從總成本控制到月度成本控制，通過對項目預算、目標成本、責任成本、實際成本的對比分析，初步實現(xiàn)了項目成本的事前、事中、事后管理和控制。
（6）資金管理：按照收支兩條線的原則，在該模塊中設定了資金計劃、工程回款、資金支出、資金平衡等模塊，基本覆蓋了整個資金運行環(huán)節(jié)的管理。其中值得一提的是，在資金計劃決策中，該模塊提供了強大的決策信息支持功能，在決策者審批項目、分公司資金收入、支出計劃時，能夠實時獲取項目合同付款條件、應收應付款情況、進度情況等等相關決策支持信息，有效地提高了決策質量。
（7）人員管理：該模塊主要針對項目工人進行管理。由于中南集團南通總承包公司采取的是一體化管理模式，公司通過旗下的勞務公司擁有直接簽訂合同的近2萬名工人。該模塊包括勞動力計劃、勞動力調配、勞動力進退場、勞動力調動表等子模塊，實現(xiàn)了對勞動力資源的有效調控，通過綜合系統(tǒng)中提供的關于各項目的進度、對工人的需求計劃、工期風險等信息，根據(jù)需要在項目之間實時進行人員調配，基本實現(xiàn)了“管到每一人，管到每一天”的精細化管理目標。
（8）進度管理：包括項目總進度計劃、月進度計劃、月實際進度對比等模塊，并能自動生成甘特圖，通過計劃與實際的對比分析，實現(xiàn)了項目整體進度的控制和監(jiān)督，同時進度信息也是其他資金、物資、人員等模塊決策的基礎。
（9）設備管理：設備計劃、設備調配、設備出入庫、設備采購與外租、設備分布查詢等子模塊。該模塊實現(xiàn)了對設備的全過程控制，項目根據(jù)需要提出計劃，上級對計劃審核通過后，在可調配設備中進行調配，調配后自動生成出庫、入庫單，并自動計算租金。同時，系統(tǒng)具備決策智能支持功能，如在設備調配過程中，能夠自動提供可供調配設備的詳細清單。
（10）技術質量管理：包括技術標評審、施工組織設計、貫標管理、檢查監(jiān)督、工程檔案、技術論壇等模塊。一方面實現(xiàn)了對技術標、施工組織設計的評審，實現(xiàn)了對技術、質量的過程控制；另一方面實現(xiàn)了對工程檔案的全面管理，而且通過技術論壇等形式加強了知識庫的建設。
（11）安全管理：包括安全目標、安全目標計劃、內部檢查、安全投入、職業(yè)健康、安全事故、證件管理、安全培訓、安全知識庫、統(tǒng)計分析等功能，可以對安全投入、安全檢查、安全事故及處理結果等情況進行動態(tài)管理。同時建立了內部安全知識庫。
（12）工程決算：著重針對工程決算進展情況進行過程控制和信息溝通，具體包括：項目結算要求和計劃、竣工結算進展情況，驗收結算后賬款分析，以及竣工資料管理等。
（13）物資管理：包括項目需求請購申請、材料計劃、材料采購、招投標管理、價格審核、出入庫管理、報表統(tǒng)計分析等，是一個集成的綜合管理物資鏈中所有的有關物資的子系統(tǒng)。該系統(tǒng)可有效地監(jiān)控材料采購的全過程、各地各種材料價格的變動趨勢以及供應商的交貨履約情況，并對采購人員的業(yè)績和采購成本差異進行分析、評價。
（14）風險管理：針對項目進度延期、合同變更履約風險、合同款支付風險、設備維修維護到期、成本指標盈虧進行分析和預警，使公司管理層能夠根據(jù)風險等級不同提前采取相應措施。
（15）人力資源管理：具備編制管理、人員招聘、勞動合同、薪資管理、培訓管理、績效考核、人事異動等人事管理的全部功能，實現(xiàn)了員工從應聘到辭退的全過程動態(tài)跟蹤管理。
（16）檢查監(jiān)督模塊：中南集團要求其專職檢查組、各級管理層、職能部門在到分公司、項目部進行檢查時，將整改通知單在該模塊錄入，明確整改事項、責任人、完成時間等。該模塊會自動將整改要求發(fā)至相關人員辦公平臺，如責任人不按時整改并上報，系統(tǒng)會自動定時進行提醒、處罰并反映至其上級部門。
（17）政令暢通模塊：與檢查監(jiān)督模塊相似，中南集團要求所有會議決議、上級講話要求等在該模塊錄入，由系統(tǒng)自動進行跟蹤。實踐表明，在檢查監(jiān)督、政令暢通模塊運行后，解決了議而不決、決而不行的問題，大大提高了公司執(zhí)行力，用員工的話說“后面總跟著一根鞭子”。
（18）信息匯總與決策支持：這也是中南集團erp系統(tǒng)中較具特色的一個模塊。此系統(tǒng)采用bi技術，從上述各個模塊中通過etl提取有用的數(shù)據(jù)，以biro作為分析工具，根據(jù)不同條線管理者的需求展現(xiàn)出不同的圖表，從而輔助領導層的決策。其最大的特點就在于定制性、靈活性，不同的部門、領導均可以根據(jù)自身要求設置報表格式，系統(tǒng)自動從不同模塊中采集相關數(shù)據(jù)。同時，數(shù)據(jù)格式具有很大的靈活性，既可以做不同項目、分公司之間橫向對比，又可以做不同時間段的縱向對比和趨勢分析，系統(tǒng)能夠自動提供各種表現(xiàn)形式直觀的圖表。該系統(tǒng)承擔著類似于“管理駕駛艙”的功能，通過該系統(tǒng)展示的各種圖表、報表，管理層能夠對公司各方面的運行動態(tài)、趨勢情況有一個直觀的認識。
2、視頻電話會議系統(tǒng)
由于建筑企業(yè)存在點多面廣、項目分散所帶來的管理半徑大的難題，為縮短總部與各項目之間的管理距離，中南集團把視頻會議系統(tǒng)、電話會議系統(tǒng)、各種網絡語音通信系統(tǒng)整合成視頻電話會議系統(tǒng)。這一系統(tǒng)解決了以往建筑企業(yè)會議召集難、效率低、成本高的問題，保障了企業(yè)政令的及時下達與暢通。目前，公司的絕大部分會議都是通過視頻、電話會議系統(tǒng)召開的。該會議系統(tǒng)自建成以來發(fā)揮了極大的作用。2008年初至今該系統(tǒng)已經召開了3000多次會議。在11月28日，更是通過該系統(tǒng)在全國30個會場同步召開了集團全體管理人員大會，近3000人同時參會。圖紙會審等也能通過該系統(tǒng)進行，大大提高了決策的速度、質量。