工程技術(shù)資料案卷的編目要求有哪些?
1)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編制:
①卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。
②頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角;雙面書(shū)寫(xiě)的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。
③印刷成冊(cè)的科技文件,自成一卷的,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào),原目錄可代替卷內(nèi)目錄。
④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)。
2)卷內(nèi)目錄的編制:
①卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。(表76)
②序號(hào):以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。
③責(zé)任者:填寫(xiě)文件的直接形成單位,有多個(gè)責(zé)任者時(shí),選擇一個(gè)主要責(zé)任者,其余用“等”代替。
④文件編號(hào):填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖號(hào)。
⑤日期:填寫(xiě)文件形成的日期或起止日期(竣工圖填寫(xiě)竣工圖章上的日期)。
⑥頁(yè)次:填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào),最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。
3)卷內(nèi)備考表的編制:
①卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件尾頁(yè)之后。(表77)
②卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)(照片張數(shù)),以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。
4)案卷封面的編制:
①案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面。(表78)
②卷案封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號(hào)、檔案館代號(hào)、卷案題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限,共幾卷、第幾卷。
③檔號(hào)、檔案館代號(hào)應(yīng)由檔案保管單位填寫(xiě)。
④案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。卷案題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。
⑤編制單位:填寫(xiě)卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者,有多個(gè)形成單位時(shí),選擇其中一個(gè)主要的,其余用“等”代替。
⑥起止日期:填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。
⑦保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
⑧密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。